应急通信系统在过去的十几年中得到了飞速发展。技术使设施管理人员能够通过各种方法(包括扬声器、视频板、桌面、电子邮件和文本)在紧急情况之前、期间和之后联系住户。应急通信系统使组织能够根据紧急情况、严重程度和位置来识别、沟通和指导其居住者做什么。尽管通信方式随着时间的推移而扩展，但对应急通信系统进行适当规划、授权和管理的需求仍然必不可少。事实上，它可以成就或破坏响应的成功。

　　为了有效地利用应急通信系统，需要采取关键步骤来确认明确定义了与居住者沟通的信息、流程和策略。这样做将减少向在不安全或不安全条件下拼命寻找方向的住户提供错误、遗漏或错误信息的可能性。需要解决的关键领域包括应急前规划和协调，以及业务响应协调和管理。

　　1、系统设计规划。即使在安装应急通信系统之前，也需要完成正确的规划和设计，以确认系统的操作和功能与组织或站点的需求、操作和基础设施保持一致。

　　2、应急管理规划。在设计应急通信系统时，设施管理人员需要审查他们当前的应急管理计划，以确定在紧急情况之前、期间和之后如何使用应急通信系统。此外，应急管理计划需要关于如何使用应急通信系统、将提供什么消息传递以及谁有权使用应急通信系统的具体策略。在审查应急管理计划时，应特别注意每种紧急情况如何依赖应急通信系统来支持基于紧急情况的性质和严重程度的响应工作的识别、沟通和协调。

　　3、消息策划与授权。应急通信系统最重要的方面应该在系统安装和调试之前预先确定和授权。应急信息应在首次使用应急通信系统之前制定，以便组织审查所提供的信息并确认信息已得到审查和批准。否则，系统推送消息的能力可能会因为关键利益相关者在关键时刻对消息进行授权需要时间而延迟。

　　4、系统测试和培训。随着应急通信系统的安装和调试，关键利益相关者需要参与以确认系统以适合组织和/或站点的方式运行。在调试系统时，需要对应急通信系统的每个元件进行测试，以确认系统运行正常，并通过设计的扬声器和其他通信方式提供可听可懂的信息。此外，预期操作应急通信系统的操作员应接受系统操作和协调方面的培训和测试。

　　5、紧急情况报告时。如果报告了紧急情况，使用应急通信系统的第一步是确认紧急情况的性质、位置和严重程度。此验证过程必须快速完成。一旦发生这种情况，负责应急通信系统的运营商应拥有所需的关键信息，以确定应激活应急通信系统的哪些方面以向受影响地区传播信息。正是在这个时候，所有的计划、培训和测试都得到了回报。如果操作员经过适当的培训和授权，并且了解他或她在应急响应中的作用，他或她将了解如何激活应急通信系统以及应该传达什么。

　　6、第一响应者到达后。一旦第一响应者到达现场，组织就需要制定明确的策略来支持指挥转移并将响应者引导到应急通信系统前端和紧急位置。当响应人员到达现场时，他们的主要重点是获得态势感知并了解他们可以用来协调行动的当前能力和紧急信息。一旦命令已转移给响应者，组织应关注应急通信系统和相关系统(电子邮件、文本等)如何支持持续的信息流向受紧急情况影响的人。这些系统应该用于继续信息流，直到情况得到控制并恢复操作。

　　在紧急情况下，缺乏计划、管理或沟通是组织响应事件的最可能失败点。在需要应急通信系统之前所做的努力将有助于确保组织和系统准备好应对任何紧急情况，无论其类型、位置和严重程度如何。为最坏的情况做计划将使组织能够为任何类型的情况做好准备。